Основные цели и задачи архивного отдела администрации МО «Кизнерский район» в течение 2011 года были направлены на реализацию мероприятий в сфере архивного отдела, предусмотренных «Программой социально-экономического развития МО «Кизнерский район» на 2010-2014 годы.

Принято 4 постановления Администрации МО «Кизнерский район» по развитию архивного дела. Приводились в соответствие с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» административные регламенты, разработанные ранее Комитетом по делам архивов при Правительстве УР. Подготовлены и утверждены в установленном порядке 3 административных регламента. Сведения о муниципальных услугах, предоставляемых архивным отделом, формы заявлений, необходимых для получения соответствующих услуг, размещены на Портале государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики и на официальном сайте муниципального образования «Кизнерский район».

Для перехода по предоставлению в электронном виде услуг заключено соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота между Администрацией МО «Кизнерский район» и Отделением ПФР по Удмуртской Республике. Приобретено и установлено программное обеспечение средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи начальника архивного отдела.

На осуществление отдельных государственных полномочий бюджет МО перечислялись субвенции из Фонда компенсации Удмуртской Республики в размере 699,6 тыс. рублей.

Осуществлялись мероприятия по улучшению материально-технической базы архива. За счет субвенций приобретались: металлические архивные шкафы, металлические стеллажи, копировальный аппарат, лестница- стремянка, уничтожитель для бумаг. Устанавливались жалюзи на окнах в рабочих кабинетах специалистов и в читальном зале (4 шт.). Проводился ремонт в дополнительных выделенных архивохранилищах (34,9 м2) на 1 этаже административного здания МО «Липовское» (замена полов, регистров отопления на радиаторы (3 шт.), установка пластиковых окон с рольставнями (2 шт.), сертифицированных металлических дверей (2шт.), покраска стен, потолка, замена электропроводки, розеток, электросветильников).

За счет приобретения металлических стеллажей (72 пог.м) и заменены комбинированных стеллажей на металлические, удалось улучшить условия хранения 258182 дел архивного фонда района, что составляет 84% от общего количества хранящихся дел.

В плановом порядке осуществлялся комплекс работ по улучшению физического состояния документов. В течение 2011 года было подшито 156 дел, ранее некачественно подшитые, что составило 104% к уровню 2010 года. Закартонировано в типографские коробки 506 дел (в 2010 году за этот период было закартонировано 913 дел) принятых от организаций -источников комплектования, в т.ч. 181 дел от ликвидированных организаций.

На постоянное хранение в архивный отдел поступило 506 документов, в том числе управленческих документов -325 дел, документов по личному составу- 181 дел от 2 ликвидированных организаций, проходящих процедуру ликвидации и банкротства (колхоз «Искра», ООО «Партнёр»).

В течение 2011 года архивным отделом, согласно Административных регламентов, рассмотрено и предоставлено:
- на утверждение и согласование ЭПМК Комитета по делам архивов описи от 32 организаций-источников комплектования управленческих документов в объёме 2425 ед.хр. и от 29 организаций документов по личному составу в объёме 754 ед.хр.;
- на согласование ЭПМК Комитета: номенклатур дел от 13 организаций; положений об архиве от 2 организаций; инструкции по делопроизводству от 2-х организаций.

В отчетном году проведено обследование состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в 17 организациях- источниках комплектования архивного отдела, в т.ч. 1 обследование по заданию Комитета по делам архивов при Правительстве УР (БУ УР «Кизнерская райСББЖ»).

Для специалистов сельских поселений, сельхозпредприятий района, инспекторов отдела кадров учреждений, организаций пос.Кизнер, специалистов Администрации МО района, ответственных за делопроизводство и архив было организовано 3 семинара, в котором приняло участие 107 человек.

Продолжалось формирование общеотраслевого автоматизированного программного комплекса «Архивный фонд». В течение года в разделы «Фонд» и «Опись» внесено 100% от общего количества фондов и описей дел, хранящихся в архивном отделе и в раздел «Дело» общее количество внесенных на 01.01.2012 составил 100% о 29979 находящихся дел. В базу данных «Архивный фонд» в течение отчетного периода внесены 2675 записи, что составляет 21,6% к уровню 2010 года.

Составлены и внесены в базу данных «Архивный фонд» исторические справки по 20 фондам архивного отдела.

Предоставление муниципальных услуг по информационному обеспечению пользователей осуществляется в соответствии с административным регламентом. За отчетный период архивным отделом исполнено 584 запроса социально-правового характера, что составляет 92,8 к уровню 2010 года. Наряду с запросами социально-правового характера, было исполнено и 133 тематических запросов, что составил 115% к уровню прошлого года. Все запросы исполнены в законодательно установленные сроки, дополнительно продление сроков не проводилось.

Продолжилась работа с программой «Печать карточек фонда», «Учёт запросов социально-правового характера», «Учёт тематических запросов» (ведётся учёт и регистрация обращений граждан). Была продолжена работа по введению информации в тематические БД «Предметно-тематический указатель к решениям исполкома райсовета» (занесено 21 дело, за 1976-1982г.г.) и к Постановлениям Администрации района (4 дела за 2004г.)

В целях оперативного исполнения запросов социально-правового характера продолжалось формирование единого республиканского банка данных о «Местонахождении документов по личному составу».

В связи с подготовкой сводного Календаря памятных дат Удмуртской Республики на 2012 год архивным отделом в первом квартале был представлен в ГКУ ЦГА УР Календарь памятных дат по Кизнерскому району на 2012 год.

Привлекались на июль месяц по договору 2 школьника, по программе «Юный архивист», которые занимались подшивкой документов, заполняли базы данных «Архивный фонд».

Архивным отделом организовано 12 информационных мероприятий, посвященных к 90-летию развития потребительской кооперации, 20- летию образования службы занятости населения, Дню архивов (выставка, публикации в печати, радиопередачи, школьные уроки, экскурсии). К архивной информации обратилось 724 пользователей, которым было выдано для работы более 6900 дел.