План работы архивного отдела администрации МО "Кизнерский район" на 2012 год

№№
п/п

Проводимые мероприятия

срок
исполнения

1.1

Организовать информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда РФ и УР и других архивных документов в соответствии с административным регламентом

в течение года

1.2

Организовать исполнение запросов граждан и организаций в соответствии с административными регламентами, в т.ч.:

в течение года

1.2.1

осуществлять ежемесячныйконтроль за исполнением социально-правовых и тематических запросов, поступающих в архивный отдел

в течение года

1.3

Подготовить и оформить в архивном отделе выставку к 120-летию начала «Мултанского дела»

II квартал

1.4

Подготовить и представить в ГКУ «ЦГА УР» информацию для Календаря памятных дат на 2012 год

до 1 апреля

1.5

Подготовить статьи и радиопередачи, приуроченные к 120-летию начала «Мултанского дела», 70-летию Сталинградской битвы

в течение года

1.6

Принимать участие в совещаниях-семинарах, проводимых:

1.6.1

Комитетом по делам архивов при Правительстве УР

по вызову Комитета

1.6.2

районным Советом депутатов и Администрацией МО «Кизнерский район»

по плану Администрации МО «Кизнерский район»

2.1

Организовать работу по обеспечению сохранности и государственному учету документов, хранящихся в архивном отделе

в течение года

2.2

Организовать и продолжить работу по укреплению материально-технической базы:

2.2.1

монтаж охранной и пожарной сигнализации

II квартал

2.2.2

оборудование помещения под санузел

II, III кварталы

2.3

Провести работу по подведению итогов:

2.3.1

паспортизации архивного отдела, осуществляющего постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и УР по состоянию на 01.01.2013

декабрь

2.3.2

паспортизации архивов организаций-источников комплектования архивного отдела по состоянию на 01.12.2012

ноябрь

2.4

Продолжить работу:

2.4.1

по составлению Листов фонда

в течение года

2.4.2

по подшивке и картонированию документов

в течение года

3.1

Организовать работу по приему документов на хранение в архивный отдел

в течение года
(согласно графика)

3.2

Провести работу по обобщению и анализу результатов паспортизации организаций-источников комплектования архивного отдела, с последующим рассмотрением на семинарах- совещаниях

II полугодие

3.3

Обеспечить согласование в соответствии с административными регламентами:
- инструкций по делопроизводству;
- положений об их ЭК и архивах;
- номенклатур дел;
- описей дел

в течение года
(согласно графика)

3.4

Организовать внедрение:

3.4.1

новой редакции «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» М. 2010г.

в течение года

3.4.2

«Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, с учётом изменений от 07.09.2011 № 751

в течение года

3.4.3

методических рекомендаций по разработке Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

в течение года

3.4.4

«Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (приказ Росархива от 29.04.2011 № 32)

в течение года

3.5

Провести работу по перезаключению договоров о сотрудничестве в области архивного дела с негосударственными организациями-источниками комплектования (9 организаций)

I полугодие

3.6

Оказывать методическую и консультационную помощь организациям различной формы собственности в разработке нормативно-методических документов, ведении делопроизводства, по вопросам упорядочения документов, порядка и условий передачи документов на хранение

в течение года

4.1

Продолжить реализацию мероприятий по разделу «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Кизнерского района на 2010-2014 годы

в течение года

4.2

Подготовить проект постановления Главы Администрации МО «Об утверждении плана-графика приёма документов на постоянное хранение, составления, описей дел постоянного и временного (75 лет) хранения», номенклатур дел в организациях- источниках комплектования архивного отдела на 2012год

январь

4.3

Обеспечить реализацию соглашения с ГУ-Управлением Пенсионного фонда РФ в Кизнерском районе по обмену электронными документами в системе электронного документооборота

в течение года

4.4

Подготовить и представить в Комитет по делам архивов при Правительстве УР:

4.4.1

отчеты о расходовании субвенций из республиканского бюджета

ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом

4.4.2

бюджетную заявку на финансирование архивного отдела на 2013 г. с росписью по статьям КОСГУ

до 1 марта

4.4.3

бюджетную заявку на финансирование архивного отдела на месяц с росписью по статьям КОСГУ

до 10-го числа месяца

4.4.4

Отчеты о выполнении основных мероприятий за I полугодие,
за год

до 15 июня
до 25 декабря

4.5

Провести обследование состояния делопроизводства и хранения архивных документов в Управлении сельского хозяйства (по специальному плану Комитета )

сентябрь

4.6

Организовать проведение семинаров-совещаний с ответственными за делопроизводство и архив по вопросам упорядочения документов, составления номенклатур дел, паспортизации архивов организаций и ведении учётных документов

март, октябрь

5.1

Организовать внедрение и заполнение:

5.1.1

БД «Архивный фонд» (версия 4.3)

в течение года

5.1.2

тематической БД «Фотокаталог»

2 полугодие

5.2

Подготовить для размещения на сайте Администрации МО «Кизнерский район»:

5.2.1

Календарь памятных дат по району на 2012 год

I квартал

5.2.2

«Перечень организаций, документы по личному составу, которых находятся на хранении в архивном отделе»

2 полугодие

5.3

Составить исторические справки по 40 фондам и внести их в АПК «Архивный фонд»

в течение года

5.4

Провести работу по сбору сведений о документах по личному составу, хранящихся в архивном отделе(поступивших на хранение с 01.09.2011 по 01.09.2012) и архивах организаций, и представить информации в электронном виде в рамках БД «Метонахождение документов по личному составу» в ГКУ «ГАСПД УР»

до 1 октября