Протокол заседания Президиума Совета депутатов МО «Кизнерский район» 10.04.2018 г.

10.04.2018

Протокол заседания Президиума Совета депутатов МО «Кизнерский район» 10.04.2018 г.

ПРОТОКОЛ № _

заседания Президиума Совета депутатов МО «Кизнерский район»

(выездное заседание в Архивный отдел Администрации МО «Кизнерский район»

10.04.2018 г.

Место проведения: административное здание Архивного отдела Администрации МО «Кизнерский район»

Время проведения: 14-00 час.

Председательствующий: Андреев В.П., председатель районного Совета депутатов

Присутствуют:

Чернышова М.Л. - председатель комиссии по социальным вопросам;

Воробьев С.А.- председатель комиссии по экономической политике и бюджету;

Морозов А.А.- председатель комиссии по АПК;

Суворова Г.В. – руководитель депутатского объединения фракции «Единая Россия»;

Приглашенные:

Кумаева Е.В. - Заместитель главы Администрации – руководитель аппарата Главы района,

районного Совета депутатов и Администрации района

Байбикова Р.А. – начальник архивного отдела Администрации МО «Кизнерский район»

Повестка

заседания Президиума Кизнерского районного Совета депутатов

шестого созыва

1. О назначении даты проведения одиннадцатой сессии Кизнерского районного Совета депутатов шестого созыва.

Докладчик: Андреев Вениамин Петрович - Председатель районного Совета депутатов

2. О рассмотрении проектов решений, выносимых на одиннадцатую сессию Кизнерского районного Совета депутатов шестого созыва.

Докладчик: Андреев Вениамин Петрович, Председатель районного Совета депутатов

3. Обеспечение сохранности документов в архивном отделе Администрации МО «Кизнерский район».

Докладчик: Байбикова Раиса Анатольевна - начальник архивного отдела Администрации МО «Кизнерский район».

1. О назначении даты проведения одиннадцатой сессии Кизнерского районного Совета депутатов шестого созыва;

Слушали: Андреева В.П. предложил назначить проведение сессии на 19.04.2018 г. в 10-00.

Голосовали:

«ЗА» - 4 депутата

«ПРОТИВ» - 0.

Президиум Кизнерского районного Совета депутатов предложение председателя Совета о проведении одиннадцатой сессии на 19.04.2018 г. в 10-00 ч. поддержал единогласно.

2. О рассмотрении проектов решений, выносимых на одиннадцатую сессию Кизнерского районного Совета депутатов шестого созыва.

Докладчик: Андреев Вениамин Петрович, Председатель районного Совета депутатов

Выступил Андреев В.П. и представил членам Президиума проект повестки одиннадцатой сессии, остановившись коротко на вопросах повестки.

Андреев В.П. предложил проект повестки очередной одиннадцатой сессии принять за основу.

Голосовали:

«ЗА» - 4 депутата

«ПРОТИВ» - 0.

Президиум согласился с повесткой одиннадцатой сессии и предложил направить повестку и проекты решений для рассмотрения на сессию 19.04.2018 года.

Президиум Кизнерского районного Совета депутатов предложение председателя Совета о подготовке проекта решения поддержал единогласно.

3. Обеспечение сохранности документов в архивном отделе Администрации МО «Кизнерский район».

Докладчик: Байбикова Раиса Анатольевна, начальник архивного отдела Администрации МО «Кизнерский район».

Историю и современность Кизнерского района невозможно представить без архивных документов. Эта история – документальная память народа, которая хранит наследие поколений, строивших район. В настоящее время Архивный отдел МО «Кизнерский район располагается в приспособленных помещениях здания Администрации Кизнерского района по адресу: с. Кизнер, ул.Центральная, 2.

Занимая площадь 222,9 кв.м., в том числе 5 архивохранилищ, площадь которых составляет 136,6 кв.м. Одно архивохранилище (15,6 кв.м) является резервным.

Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации муниципального образования «Кизнерский район». По состоянию на 01.01.2018 штатная численность отдела составляет 3 единицы: начальник, два ведущих специалиста-эксперта. Должности всех сотрудников относятся к муниципальной службе.

Главные задачи архива: собрать, сохранить документы, вести их учет и организовать использование.

Для комплектования архива документами проводится большая работа. Специалисты отдела сегодня осуществляют методическую помощь 64 организациям, обучают ответственных за делопроизводство и архив данных организаций и учреждений оформлять, формировать и хранить документы в соответствии с архивным законодательством. С этой целью проводят консультации, учебы, семинары.

Ежегодно в соответствии с планами-графиками, утверждаемыми постановлениями Главы муниципального образования, архив осуществляет прием документов от организаций на постоянное хранение, оказывает методическую помощь в подготовке документов управленческой деятельности и документов по личному составу на постоянное и временное хранение, нормативно-методических документов. Передача документов от организаций на постоянное хранение в архивный отдел проводится в законодательно установленные сроки.

Для обеспечения сохранности установлены охранная и пожарная сигнализации. Основные входы в архивохранилища оснащены сертифицированными металлическими противопожарными дверями. На окнах имеются светонепроницаемые шторы, на 1 этаже – рольставни, металлические решетки, для измерения температурно-влажностного режима - переноснойтермогигрометр ИВА-6. В хранилищах установлены кондиционеры. Хранилища оснащены металлическими стеллажами протяженностью 733 пог.м. Одно хранилище оснащено современными мобильными стеллажами протяженностью 160 пог.м., что позволяет увеличить плотность размещения документов на 1 кв.м почти в 2 раза. В типографские коробки размещены 100% архивных дел.

По мере внедрения в повседневную жизнь автоматизированных технологий работники архивного отдела приступили к осуществлению перевода документов в электронный вид – к оцифровке. Этот метод работы с документами способствует сохранности документов, обеспечивает возможность многократной выдачи информации и ее копирования без обращения к подлинникам. На сегодняшний день архивом оцифрованы 47 дел (10078 страниц) постоянного хранения, восстановлены с помощью компьютерных технологий и путём ксерокопирования более 150 листов документов затухающего текста.

Систематический учёт документов является также важнейшим условием повышения уровня их безопасности. Каждый документ, выданный для пользования из хранилища, находится под контролем архивистов до тех пор, пока не вернется на свое место. Действует принцип персональной ответственности, регулярно проводятся проверки наличия дел. Первостепенное внимание работниками архива уделяется организации контроля за движением дел: кому, что, сколько выдано документов и когда возвращены документы.

За последние 5 лет в материально-техническом оснащении архивного отдела произошли позитивные изменения:

- установлены в трех архивохранилищах кондиционеры для создания нормативных условий хранения документов (100%),

- заменены 7 оконных блоков.

Положительную роль в этом играют субвенции из бюджета республики в муниципальный бюджет, компенсирующие их расходы на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

Большая часть архивных фондов составляют текстовые документы на традиционном носителе - бумаге. Как известно, бумага – материал недолговечный. Поэтому архивистам приходится уделять много внимания реставрации и ремонту документов. В связи активным использованием и в целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда УР, постоянно проводится плановая работа по улучшению физического состояния документов, их подшивка и ремонт, обеспыливание типографских коробок. Для выполнения вышеуказанных работ привлекаются школьники по программе трудоустройство подростков и молодёжи в летний период. Следует отметить, что с 2009 года ежегодно Республиканским центром содействия молодёжи совместно Министерством по делам молодёжи УР поддерживается разработанный проект программы по трудоустройству школьников. За 8 лет были трудоустроены 19 подростков.

Архивистами создаются базы данных: общероссийский учетный автоматизированный программный комплекс (АПК) «Архивный фонд» (внесено 100% сведений о 186 фондах и 378 описях, хранящихся в архиве), «Акты ввода в эксплуатацию законченных строительством объектов», «Фотокаталог» (внесено 100%), «Предметно-тематический указатель к протоколам исполкома» (внесены сведения за 1965–1994 гг.). Для обеспечения сохранности баз данных информация ежемесячно вносится на внешний жесткий диск.

В рамках пополнения единой республиканской БД «Местонахождение документов по личному составу» ежегодно представляются сведения о поступивших документах на хранение в архивный отдел и в архивы организаций.

Одним из основных направлений работы архивного отдела остается использование документов. Документы, хранящиеся в архивном отделе, открыты и доступны для всех. Историческая информация, хранимая на стеллажах архива, постоянно востребована. Применяются все формы использования документов: выставки, статьи в районной газете «Новая жизнь», радиопередачи, информационные материалы, размещённые на официальном сайте Кизнерского района, школьные уроки, экскурсии, представление документов пользователям для исследований в читальном зале, выдача документов во временное пользование.

Заключенная в документальных источниках информация все больше привлекает в архив исследователей: историков, студентов, старшеклассников, краеведов, журналистов. Спектр их запросов широк: история сел, деревень, организаций и учреждений, развитие промышленности, народного образования, культуры, родословной и многое другое.

Исполнение тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций – один из важнейших видов использования. С 2012 года налажен электронный документооборот с отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в Удмуртской Республике по выполнению социально-правовых запросов, внедрена и используется для регистрации социально - правовых запросов единая база данных для архивных учреждений по Удмуртской Республике в режиме «Одного окна». С декабря 2015 года введена работа по осуществлению полномочий по регистрации граждан в ЕСИА, подтверждении и восстановлении их учётных записей, приема и исполнения запросов через «Портал государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики». Данные формы организации предоставления услуг повышают эффективность и оперативность их исполнения.

Архивом ежегодно исполняется от 900 до 1100 запросов от граждан и организаций (в 90-е годы - 100-130 запросов). Увеличение роста числа запросов граждан связано с увеличением количества принимаемых на хранение документов по личному составу ликвидированных организаций. За последние 10 лет архивом приняты документы от 36 организаций. Исполнение запросов граждан поглощает существенную часть бюджета рабочего времени архивистов.

За последнее пятилетие значительно увеличился объем принятых на государственное хранение документов. Ежегодно в среднем в архив поступает около 1000 архивных дел. В архиве хранятся документы на разных носителях информации. Большая часть архивных фондов архива составляют текстовые документы на традиционном носителе - бумаге. Кроме того, архив хранит фото-, фоно- и видеодокументы. Архивным отделом ведется инициативное документирование наиболее значимых событий в жизни района.

Муниципальным архивом предоставляются государственные и муниципальные услуги в области архивного дела. Все необходимые сведения об услугах в области архивного дела размещены на региональном Портале государственных и муниципальных услуг и на официальном сайте МО «Кизнеский район».

В читальном зале отдела организована «Точка общественного доступа», где заявитель может получить доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам и к архивным документам, переведенным в электронный вид, не только нашего архива, но и других архивных учреждений Удмуртии.

Несмотря на позитивные изменения, произошедшие в последние годы, имеются и проблемы, которые предстоит решать в ближайшие годы.

Во-первых, требуется установить в 1-м архивохранилище кондиционер, провести замер изоляции электропроводки на сопротивляемость.

Во-вторых, с помощью компьютерных технологий и путём ксерокопирования предстоит восстановить более 50 листов документов затухающего текста, продолжить реставрацию документов фондов исполнительных комитетов Бемыжского и Кизнерского районного Совета депутатов. Для освоения методики данных видов работы сотрудники архивного отдела будут направлены на стажировку в Центральный Государственный архив УР.

В-третьих, для улучшения организации охраны в архиве необходима установка системы видеонаблюдения, кнопки экстренного вызова полиции, системы контроля доступа (домофон или кодовый, электронный замок). Данные системы будут установлены по мере поступления денежных средств.

В-четвертых, продолжить перевод документов в электронный вид.

В заключении хочется отметить, что круг обязанностей у сотрудников муниципального архива велик, функций много, а задача одна – сохранить Архивный фонд Удмуртской Республики, частью которого являются документы архивного отдела Администрации МО «Кизнерский район». Для обеспечения сохранности документов всегда требуется финансовая поддержка муниципальных органов и государственных органов власти, на которою мы и в дальнейшем надеемся.

Андреев В.П. предложил принять информацию к сведению.

Голосовали:

«ЗА» 4 депутата

«ПРОТИВ» - 0.

Президиум Кизнерского районного Совета депутатов предложение председателя Совета о принятии информации к сведению поддержал единогласно.

Председательствующий Андреев В.П.

Секретарь Калугина М.Н.